Inzwischen werden nahezu alle Büroarbeiten an Laptop oder PC ausgeführt. Umso wichtiger ist eine effiziente Software, die für alle Aspekte der Office-Tätigkeiten das passende Programm bietet. Inzwischen gibt es viele Anbieter, die solche Softwares anbieten. Wir zeigen, auf was beim Kauf (oder kostenfreien Download) geachtet werden sollte.
Zahlen oder kostenlos nutzen?
Neben der bekannten kostenpflichtigen Bürosoftware wie dem Office Paket von Microsoft bieten viele Websites die gleichen oder ähnlichen Dienste inzwischen kostenlos online an. Wieso sollten Kunden also viel Geld bezahlen für etwas, das es scheinbar auch umsonst gibt? Zwei der wichtigsten Aspekte sind die Sicherheit und der Datenschutz. Denn Informationen, die online eingegeben und bearbeitet werden, sind bei weitem nicht so sicher wie solche, die nur mit der firmeneigenen Software verwendet werden. Gerade bei vertraulichen Kundendaten, Kontodaten und ähnlichem bietet die gekaufte Software hier also einen riesigen Vorteil.
Reibungslose Abläufe
Mit einer Bürosoftware, die umfassende Funktionen bietet und von jedem aus dem Unternehmen verwendet wird, werden Abläufe zudem stark vereinfacht. Denn jeder nutzt für Anschreiben, Rechnungen, Präsentationen und weitere Tätigkeiten das gleiche Format. So ist Zuarbeiten und die Verknüpfung der Leistungen unterschiedlicher Mitarbeiter problemlos möglich.
Hoher Komfort für recht wenig Geld
Meist sind Softwares fürs Büro eher im Niedrigpreissegment angesiedelt. Eine lange Nutzungsdauer erhöht den Komfort – einmal eingearbeitet und mit dem System vertraut, können Angestellte jahrelang damit arbeiten. Jeder Handgriff sitzt: Das erhöht das Arbeitstempo und die Produktivität ganz ungemein! Benutzerfreundliche Bedienfelder sorgen ebenfalls für stressfreies Arbeiten. Hinzu kommt, dass sich die Benutzeroberfläche in vielen Fällen an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen, sodass das Arbeiten mit der Zeit immer einfacher wird und leichter von der Hand geht.
Zuverlässiges Arbeiten
Eine gekaufte Software hat man immer. Das ist ein großer Vorteil gegenüber Online-Programmen. Denn diese verschwinden hin und wieder quasi „über Nacht“ oder bieten veränderte Funktionen. In diesem Fall muss sich der Anwender auf die aufwändige Suche nach einem neuen Dienst machen. Das nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Bei dringenden Aufgaben ist diese jedoch oft nicht vorhanden. In allen anderen Fällen kostet sie aber zumindest Arbeitszeit, die ansonsten mit wichtigeren Dingen gefüllt werden könnte.
Personalisierte Vorlagen
Vorlagen zu erstellen kostet nach dem Kauf einer Bürosoftware oft Zeit und Aufwand. Doch die sind perfekt investiert: Sind Briefköpfe, Musterschreiben, Excel-Tabellen und Folien für Präsentationen erst einmal entworfen, können sie stets wiederverwendet werden. Dem Kunden bietet sich auf diese Weise zudem ein einheitliches, seriöses Bild vom Unternehmen.
Leichtere Kommunikation mit anderen Unternehmen
Gerade wenn eins der beliebten und häufig verwendeten Programme genutzt wird, erleichtert das auch die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Denn die Unterlagen können via Mail im gleichen Format versendet werden, in dem sie erstellt wurden. Ein zeitaufwändiges Formatieren entfällt.
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